"Wie soll ich etwas managen, was ich nicht genau kenne?"

Stellen Sie sich vor das Management würde in der Dokumentation für den Geschäftsprozess „Kundenkommunikation“ festlegen, dass dieser maximal vier Stunden pro Monat ausfallen darf. Das Management weiß dabei nicht im Detail, welche Systeme zur Ausführung dieses Prozesses erforderlich sind.
Die Fachabteilung, die die Kundenkommunikation ausführt, hinterlegt in der Dokumentation, dass dazu unter anderem der IT-Service „E-Mail“ aber auch normale Post und Telefon erforderlich sind und wie der Prozess genau ausgeführt wird. Die IT-Abteilung hinterlegt, wie der IT-Service „E-Mail“ erbracht wird, welche Software auf welchen Maschinen ausgeführt wird und welche Clients erforderlich sind usw. In der Dokumentation wird auch hinterlegt, welche Maßnahmen getroffen wurden um den jeweiligen Gefahren, die zu einer Unterbrechung führen könnten, entgegen zu wirken. Auch die Verträge mit den Zulieferern können angehängt werden, so dass jeder wirklich all jene Informationen, die relevant sind, in einer zentralen Dokumentation abgelegt werden können und dort auch schnell wieder gefunden werden.
Eine solche Dokumentation unterstützt die Kommunikation, weil sie für das Management transparent macht, welche Anforderungen zu welchen Kosten in der IT führen. Wenn ein IT System ausfällt, ist klar welche Prozesse betroffen sind, wer zu informieren ist und welche Zulieferer unter Vertrag für die Reparatur stehen. Das technische Personal hat klare Vorstellungen in welcher Weise die IT-Services erbracht werden müssen und was der geforderte und genehmigte Zustand der IT ist. 

Um eine solche Dokumentation erstellen zu können haben wir CODE:green entwickelt. Angesichts des ungewissen Nutzens von IT-Aufwendungen können Führungskräfte dadurch besser entscheiden, ob sie zu viel für die IT ausgeben - oder auch zu wenig. Nach Festlegung der strategischen Rolle der Informationstechnik für das Unternehmen kann mittels der Dokumentationslösung CODE:green ein unternehmensweites Budget effektiver bestimmt werden - eines, mit dem die festgelegten strategischen Ziele auch erreicht werden können. 

Dabei bestimmen die strategischen Geschäftsziele den Einsatz und die Höhe der Budgets. Und wenn die Informationstechnik eine zentrale strategische Rolle spielen soll, dann steigen damit die notwendigen Ausgaben. In den meisten Unternehmen hat das Top-Management bislang die Rolle der Informationstechnik aufgrund mangelnder Dokumentation nicht so klar definieren können, sondern diese Entscheidung den IT-Leuten überlassen müssen. In diesen Organisationen kann die IT-Abteilung zwar einzelne Projekte umsetzen, aber keine "strategische Plattform" aufbauen, eine, die nicht nur auf aktuelle Bedürfnisse reagiert, sondern auch einen langfristigen Nutzenzuwachs bringt.

Führungskräfte und Organisationsleiter beklagen oft, dass Informationstechnologie keinen messbaren betriebswirtschaftlichen Nutzen erzeugt. Durch den Einsatz von CODE:green können IT-Entscheidungen anhand messbarer Kriterien gefällt, IT-Budgets besser geplant und eingesetzt werden und eine Kommunikation zwischen Fachabteilung und Management etabliert werden